In Deutschland sind alle Unternehmer verpflichtet alle Dokumente, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, ordnungsgemäß aufzubewahren. Diese Vorgaben werden durch die GoBD geregelt.
Bei Franchisenehmern und -gebern betrifft dies u.a. Franchiseverträge. Wenn Storechecks Auswirkungen auf die Franchisegebühr haben, dann auch die Ergebnisse des Checks. Aber auch die Korrespondenz mit Lieferanten und Behörden.
Der Gesetzgeber verlangt, dass alle relevanten digitale Dokumente:
=> nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
Konkret bedeutet das:
- Unternehmen müssen Maßnahmen gegen Datenverlust treffen.
- Die Unveränderlichkeit von archivierten Dokumenten muss sichergestellt werden.
- Digitale Dokumente müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
- Vorgänge müssen eine sachliche Gliederung aufweisen und müssen chronologisch archiviert werden.
Wer bisher noch keine Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung getroffen hat, sollte dies ändern. Im Dokumenten Management System des Franchise Managers von hyperspace ist z.B. ein Versionsverwaltung und Archivierungsfunktion enthalten ⚙️
